Arhivarea documentelor contabile: avantaje si dezavantaje

Pentru fiecare persoana, pastrarea documentelor in deplina siguranta este o indatorire si o necesitate. Acelasi lucru se intampla si cu documentele unei companii, mai ales atunci cand aceasta activeaza in mediul financiar sau cand are un volum mare de lucru.

Arhivarea si pastrarea documentelor fac obiectul Ordinului Ministerului Finantelor Publice nr. 2634/2015, in vigoare de la 1 ianuarie 2016. Acesta da posibilitatea companiilor de a arhiva documentele fie in format fizic, fie in format electronic, ambele cu respectarea indeaproape a legislatiei din domeniu.

Bineinteles, metoda de arhivare aleasa depinde in totalitate de fiecare companie, in functie de pregatirea tehnologica, de absorbirea cunostintelor informatice, de spatiul pe care il are la dispozitie, dar si de capacitatea si forta de munca. Astfel, fiecare tip de arhivare – sa fie el arhivarea clasica sau arhivare electronica  – vine la pachet cu o serie de regulamente, avantaje si dezavantaje, care trebuie cantarite cu mare atentie inainte de a lua o decizie.

Atunci cand vine vorba despre arhivarea fizica, pe format de hartie, sunt cateva avantaje si dezavantaje care trebuie avute in vedere.

Avantajele arhivarii pe format clasic:

1. Fiind arhivare in stil clasic, nu este nevoie de cunostinte aprofundate de operare a calculatorului, astfel ca arhivarea este un proces accesibil tuturor.
2. Atunci cand sunt depozitate la sediul companiei, toate documentele sunt usor de consultat si copiat, in orice moment. Acest lucru este avantajos mai ales pentru companiile care au nevoie constanta de consultarea documentelor intr-un timp cat mai rapid.
3. Pentru anumite persoane, arhivarea fizica la sediul companiei, eventual in dulapuri prevazute cu sistem de inchidere prin cheie, poate aduce un plus de siguranta si liniste.
4. Arhivarea poate fi realizata de catre fiecare angajat, care va atasa documentele dosarelor carora le apartin, dupa o regula bine stabilita inainte si insusita de toti angajatii.

Dezavantajele arhivarii in format clasic:

1. Necesitatea unui spatiu dedicat arhivarii, ce poate aduce costuri suplimentare cu chiria. Tot la capitolul costuri suplimentare intra si necesitatea achizitionarii dulapurilor dedicate, a dosarelor grupate, numerotate si snuruite conform legislatiei in vigoare.
2. Documentele pot aduna praf, acest lucru putand dauna persoanelor cu alergii sau sensibilitate crescuta.
3. Pentru companiile cu un volum mare de documente, arhivarea poate fi solicitanta si ingreunata, si poate necesita angajarea unui angajat dedicat acestei activitati.
4. Posibilitatea de degradare sau distrugere din cauze naturale sau accidentale a documentelor si imposibilitatea de a le mai recupera. De asemenea, exista si posibilitatea sustragerii documentelor de persoanele carora lipsa acestora le poate aduce un avantaj, provocand astfel prejudicii companiei.

Arhivarea documentelor este o obligatie pentru fiecare companie in parte, iar durata de pastrare a documentelor este bine stabilita in cadrul legii. O alta metoda de a pastra actele in ordine si in temeiul legii este de a apela la o companie dedicata arhivarii. Cu acest gand in minte a luat nastere, Arhivatorul.ro – Depozit de siguranta, care pune la dispozitia clientilor sai pachete diferite de arhivare, totul pentru eficientizarea modului de lucru si pentru pastrarea in deplina siguranta a documentelor.